”Tietoa olis, mutta mitä sillä tehtäis?”
Reaaliaikaisella tiedolla on suuri merkitys yrityksen johtamisessa. Vanhalla tiedolla on vaikea johtaa, koska se on sitä kuuluisaa peräpeiliin tuijottelua. Usein tietoa ja lukuja yrityksen liiketoiminnasta on saatavilla vaikka ja kuinka, mutta ongelmaksi muodostuu myös se, että tieto on hajallaan ja huonosti yhdisteltävissä.
Jos tiedolla halutaan kehittää toimintaa, on se valjastettava määrätietoisesti oman liiketoiminnan tarpeisiin. GLi käyttää oman laadunhallintansa sekä laatustandardien noudattamisen tukena Arter IMS -toimintajärjestelmää, johon on määritelty, talletettu ja dokumentoitu kaikki toimintamme tärkeimmät prosessit – menettelytavat, joilla meidän päivittäinen liiketoimintamme pyörii.
Mittareita kilometreistä toimitustäsmällisyyteen
Olemme räätälöineet järjestelmästä meille sopivan kokonaisuuden, jonka avulla voimme ylläpitää laatustandardiemme mukaista toimintaa.
Seuraamme reaaliaikaisesti meille tärkeimpiä mittareita, joita ovat muun muassa kuljetustemme kilometrit ja kuljetusten etenemisaika. Näiden mittareiden alle mahtuu eriteltynä tietoa esimerkiksi ajetuista kilometreistä, kuljetetuista tonneista ja etenemisnopeuteen liittyvästä tehokkuudesta. Jos etenemisnopeus laskee, kertoo se tyypillisesti autojen purku- tai lastausajan pidentymisestä ja siihen liittyvästä kehitystarpeesta – sillä lastaussillassa seisova autohan ei tuota mitään, vaan liikkeellä tulisi olla mahdollisimman paljon. Lastaus- ja purkuaikojen tarkkailun lisäksi seurataan myös kuljettajien ajo- ja lepoajan noudattamista.
Mitä tulee asiakkaan näkökulmaan palvelun onnistumisen kannalta, seuraamme esimerkiksi kuljetustemme toimitustäsmällisyyttä sekä mahdollisia reklamaatioita.
Kohti asetettuja ympäristötavoitteita
Olemme asettaneet itsellenne myös kunnianhimoiset ympäristötavoitteet, ja aivan ensiksi meidän on tullut tietysti ymmärtää, millä tavoin oma toimintamme on liitoksissa ympäristömme tilaan. Toimintajärjestelmän avulla pystymme seuraamaan ja kehittämään myös toimintamme ympäristöystävällisyyttä.
Tätä mittaria varten seurattavia lukuja ovat esimerkiksi polttoaineen kulutus ja ajotapa. Kulutetun polttoaineen litramäärää voidaan suhteuttaa esimerkiksi ajettua 100 kilometriä kohden tai kuljetettua tavaratonnia kohden. Näiden lukujen avulla saamme johdettua tärkeätä tietoa tuottamistamme hiilidioksidipäästöistä.
”Kehity tai kuole”
Toimintajärjestelmä toimii kehitysalustana, jossa voimme sekä suunnitella, toteuttaa että mitata toimintaamme jatkuvan parantamisen periaatteen mukaan. Kun menettelytavat on määritelty järjestelmään, voidaan niitä toistaa kerta kerran jälkeen ja saada siten luotettavaa dataa, jonka avulla näitä samaisia prosesseja voidaan tehostaa ja kehittää.
Näin jatkuva parantamisen periaate ja ajattelu saadaan osaksi toimintaa.
IMS:n alustaan on asetettu johdon toimesta suunta ja tavoitteet sekä kaikki ne ohjeet ja toimintatavat, joita henkilöstö tarvitsee niiden saavuttamiseksi. Järjestelmästä löytyy näin ollen kaikki organisaatiomme prosessit, dokumentit, mittarit, raportit ja riskiarviot.
Käytännössä järjestelmä auttaakin meitä myös ihan jokapäiväisen arjen pyörittämisessä tarjoten ajantasaista tietoa selkeästi. Järjestelmän avulla saamme linkitettyä toimintamme eri prosessit varsin kätevästi yhteen.
Ja näin me tiedämme, mitä sillä kaikella tiedolla tehdään.
